Team- und Projektassistenz (all genders) im wissenschaftlichen Bereich

Die Fraunhofer-Gesellschaft ( www.fraunhofer.de ) ist eine der weltweit führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. 74 Institute entwickeln wegweisende Technologien für unsere Wirtschaft und Gesellschaft - genauer: 30 000 Menschen aus Technik, Wissenschaft, Verwaltung und IT. Sie wissen: Wer zu Fraunhofer kommt, will und kann etwas verändern. Für sich, für uns und die Märkte von heute und morgen. Das Fraunhofer ISI in Karlsruhe ist ein weltweit anerkanntes Exzellenzzentrum der Innovationsforschung. Durch die unterschiedlichen Schwerpunkte unserer neun Abteilungen an den Standorten Karlsruhe und Leipzig bearbeiten wir zentrale Fragestellungen der Innovationsdynamik und Systemtransformation interdisziplinär und aus einer ganzheitlichen Perspektive. Das Institut bietet einmalige Möglichkeiten der Anwendung und Entwicklung von neuen Ansätzen in der Innovationsforschung. Es hat eine enge Anbindung an zahlreiche Universitäten und Forschungseinrichtungen im In- und Ausland. Durch unsere führende Position in der theorie- und evidenzbasierten Beratung haben unsere Mitarbeitenden einzigartige Zugänge zu nationalen und internationalen Stakeholdern in Politik und Wirtschaft. Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Profil

• Qualifizierte kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung bzw. eine vergleichbare Qualifikation mit betriebswirtschaftlichem Fachwissen.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- und Assistenzbereich, ausgeprägtes Organisationsgeschick und proaktive Kommunikation.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Sprachkompetenz in Deutsch und Englisch sowie sicherer Umgang mit sämtlichen MS-Office-Anwendungen, gerne ergänzt um SAP-Kenntnisse.
• Offene, kommunikative und freundliche Persönlichkeit, die sicher und professionell auftritt und sehr selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert agiert.
• Teamfähig und flexibel hinsichtlich der täglichen Arbeitszeit.
• Zuverlässigkeit und Diskretion.

Aufgaben

• Veranstaltungsorganisation: Sie planen und organisieren sowohl Präsenz- als auch digitale Veranstaltungen und unterstützen bei der Durchführung und Nachbereitung. Dazu gehören Workshops, Projektsitzungen im nationalen und internationalen Kontext sowie größere Events und Konferenzen.
• Wissenschaftliche Textbearbeitung: Sie korrigieren, lektorieren und gestalten wissenschaftliche Texte und Forschungsberichte in Microsoft Word und Präsentationen in PowerPoint. Dazu gehört auch die Erstellung barrierefreier Dokumente sowie die Pflege und Nutzung von Literaturdatenbanken wie Citavi.
• Wissensmanagement: Sie tragen zur Weiterentwicklung unseres Wissensmanagements bei, indem Sie Sharepoint-Seiten gestalten und beim Aufbau einer Wissensmanagementplattform unterstützen sowie bei der Pflege unserer Projektdatenbank und der Internetseiten mitarbeiten.
• Organisatorische Aufgaben: Sie unterstützen bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben der Abteilung und der Abteilungsleitung, wie Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Terminen und tragen zur Gewährleistung eines strukturierten und effizienten Arbeitsumfelds.
• Unterstützung der wissenschaftlichen Projektarbeit: Sie unterstützen in verschiedenen Stadien der Projektbearbeitung (von der Akquisition über die Bearbeitung bis hin zur Berichtserstellung zu Forschungsprojekten in deutscher und englischer Sprache) sowie bei Schnittpunkten zur Verwaltung, z.B. Beschaffungsvorgängen in SAP.
• Betreuung von wissenschaftlichen Mitarbeitenden und weiteren Kolleg*innen: Sie unterstützen bei Stellenbesetzungen und Einarbeitung von wissenschaftlichem Personal und wirken mit bei der Betreuung von studentischen Hilfskräften und Gastwissenschaftler:innen.

Wir bieten

• Sinnstiftende Tätigkeiten: Spannende und vielfältige Aufgaben an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik und Wirtschaft, Mitgestaltung der Zukunft durch Forschung zu den großen Herausforderungen unserer Zeit
• Weiterentwicklung und Aktive Karriereplanung: Verantwortungsvolle Aufgaben, Raum für eigene Ideen und persönliche sowie fachliche Weiterentwicklung durch zielgerichtete Fortbildungsmaßnahmen und Karriereprogramme, gezielte Schulungen und Training
• Familienfreundlichkeit: Ausgewogene Work-Life-Balance, Kooperation mit institutsnahen Kindertagesstätten, Angebote im Bereich Kindernotbetreuung sowie Homecare/Eldercare, mobiles Eltern-Kind-Büro, Stillraum vor Ort
• Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten bei 39 Std./Woche (Vollzeit) und 30 Tage Urlaub, anteiliges mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands gemäß unserer örtlichen Betriebsvereinbarungen möglich.
• Teamarbeit: Selbstständiges Arbeiten in motivierten Teams an anspruchsvollen Projekten innerhalb eines interdisziplinären Umfelds, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sowie ein familiäres Miteinander
• Chancengleichheit: Wir leben Diversity und setzen daher möglichst auf ausgewogene Teams mit unterschiedlichen Geschlechtern, Altersstufen, Kulturen und Fachrichtungen
• Gute Ausstattung: Neue funktionsgerechte Technik an unseren Standorten, Barrierefreiheit vor Ort, Bereitstellung von Hardware für mobiles Arbeiten
• Benefits/weitere Vorteile und Zusatzleistungen: Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD Bund einschließlich der im öffentlichen Dienstüblichen Sozialleistungen sowie zahlreiche Sport- und Gesundheitsangebote, Deutschland Ticket (Jobticket), institutseigene Kantine, Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar - für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern.

Fragen beantwortet Ihnen gerne das Recruiting-Team: Recruiting@isi.fraunhofer.de Fraunhofer-Institut für System- und Innovationsforschung ISI Www.isi.fraunhofer.de

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