Executive Assistant (m/w/d) - Assistenz CCO & Management-Koordination

Die Unternehmensgruppe Dr. Willmar Schwabe ist ein internationaler Unternehmensverbund, zu dem mehrere Firmen der Pharma- und Gesundheitsbranche gehören. Bei allen unseren Firmen stehen Pflanzen als Ausgangsstoff für die Entwicklung von Arzneimitteln oder Gesundheitspräparaten im Mittelpunkt. Mit einer über 150-jährigen Firmengeschichte gehört das Ursprungsunternehmen, die heutige Dr. Willmar Schwabe GmbH & Co. KG, zu den ältesten pharmazeutischen Unternehmen Europas. Bei der Schwabe-Gruppe arbeiten weltweit rund 4.200 Mitarbeitende. Als eine der beiden zentralen Dachgesellschaften übernimmt die Dr. Schwabe Holding SE & Co. KG mit ihrem Sitz in Karlsruhe zentrale Funktionen der Gesamt-Gruppensteuerung. Dort sind circa 70 Mitarbeitende aus verschiedenen, global bzw. international agierenden Bereichen innerhalb der Unternehmensgruppe Dr. Willmar Schwabe beschäftigt.

Profil

• Fachliche Anforderungen: Sie haben Ihr Studium der Betriebswirtschaft, idealerweise mit internationalem oder interkulturellem Schwerpunkt, erfolgreich abgeschlossen.
• Erfahrung: Erste relevante Berufserfahrung im Assistenz- oder Projektumfeld, idealerweise in einem international agierenden Unternehmen, bringen Sie mit und sind versiert im Umgang mit sensiblen Informationen auf Vorstandebene.
• Kompetenzen: Sie wenden das MS-Office-Paket sicher an und verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe für komplexe Themen sowie ein ausgeprägtes analytisches Denkvermögen. Erfahrung mit Prozessoptimierung und Offenheit gegenüber KI-basierten Tools zur Automatisierung sowie SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.
• Persönliche Stärken: Ihr Organisationstalent wird durch ein hohes Maß an Struktur und Eigenverantwortung ergänzt. Diskretion, Loyalität und Fingerspitzengefühl gehören ebenso dazu wie teamorientiertes Handeln und eine ausgeprägte Kooperationsfähigkeit.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab. Weitere Sprachkenntnisse z.B. in Französisch und/oder Spanisch wären von Vorteil.

Aufgaben

• Tagesstrukturierung: Als Assistenz unserer Chief Commercial Officer behalten Sie den Überblick über Termine, koordinieren Vor-Ort-Besprechungen inkl. Technik, Bewirtung und Unterlagen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Informationsmanagement: Sie erstellen Protokolle, halten Beschlüsse und Aufgaben fest, verteilen diese an relevante Personen und stellen sicher, dass Nachverfolgung erfolgt.
• Unterstützung und Koordination: Sie unterstützen die CCO bei Projekten, Sonderthemen und Implementierung globaler Commercial Strategien; dafür erstellen Sie Präsentationen, bereiten Entscheidungsgrundlagen auf und tragen Auswertungen wie Umsatzanalysen zusammen. Diese Informationen steuern Sie zielgerichtet an Stakeholder aus und fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne Anfragen.
• Organisation und Optimierung: Sie übernehmen eigenverantwortlich Reiseplanung, Kostenabrechnung und Materialbestellungen und treiben zugleich die Optimierung von Abläufen durch Automatisierung und Prozessverbesserungen voran.

Wir bieten

• Vergütung und Benefits: leistungsgerechte Vergütung inkl. Weihnachts- und Urlaubsgeld sowie attraktive Zusatzleistungen wie Berufsunfähigkeitsversicherung und arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
• Work-Life-Balance: 40 Stunden als eigenverantwortliche Arbeitszeit, 30 Tage Urlaub sowie zusätzliche Brückentage
• Gesundheit und Wohlbefinden: betriebsärztlicher Dienst, Betriebssportangebote (z.B. Yoga) und täglich frisch zubereitete Gerichte in unserer Kantine
• Weiterbildung: Entwicklungsmöglichkeiten durch die Schwabe Academy sowie externe Anbieter
• Sonstiges: Langzeitkonto z.B. zur Nutzung für ein Sabbatical, kostenlose Parkmöglichkeiten, guten Anschluss zu ÖPNV, familiäre Arbeitsatmosphäre mit der Sicherheit eines wachsenden Familienunternehmens

Nora Feskens ist telefonisch erreichbar unter +49 721 4005-342. Dr. Schwabe Holding SE & Co. KG Willmar-Schwabe-Str. 4 76227 Karlsruhe

Schwabe Group