Chefsekretariat des Oberbürgermeisters (w/m/c)

Profil

• Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder dem Aufgabengebiet entsprechende Berufsausbildung
• Berufserfahrung in der Führung eines Chefsekretariats oder in einer vergleichbaren Tätigkeit in einem Unternehmen ist wünschenswert
• Sehr sicherer routinierter Umgang mit MS Outlook und Word;
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Excel, PowerPoint, OneNote, Teams,..)
• Zuverlässigkeit und Flexibilität auch bei Terminen zu Randzeiten;
• Eigeninitiative, Selbstständige sowie sorgfältige, gründliche Arbeitsweise
• Stilsicheres Auftreten, gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise; Serviceorientierte Persönlichkeit, Kooperations- und Teamfähigkeit

Aufgaben

• Schwerpunktsetzung in Zeit- und Terminplanung, Organisation und teilweise inhaltliche Vorbereitung von Besprechungen und digitalen Meetings
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Prozessoptimierung und Quali-tätssicherung der Vorzimmer- und Sekretariatsaufgaben
• Sicherstellung der technisch richtigen und rechtzeitigen Freigabe von Beschlussvorlagen in enger Abstimmung mit der Geschäftsstelle des Gemeinderats
• Organisation von Veranstaltungen und deren Vor- und Nachbereitung
• Sekretariatsaufgaben: u.a. Führen der Korrespondenz, Sichten und Priorisieren der Mails, Rechnungsbearbeitung, Gästebewirtung, Dokumentation

Wir bieten

• Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungsprozesse
• Regelmäßige und umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, auch für Quereinsteiger
• Hervorragende Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben durch flexible Arbeitszeitmodelle und Mobile Arbeit (tätigkeitsabhängig)
• Umweltfreundliche Fahrtkostenzuschüsse zu JobRad und Deutschlandticket (40 EUR)
• Wertvolle und sinnstiftende Tätigkeiten für die Stadt und ihre BürgerInnen
• Gute betriebliche Altersversorgung und leistungsgerechte Bezahlung
• Betriebsfest, bzw. Betriebsausflug und zahlreiche Sonderleistungen (z. B. freie Nachmittage an Geburtstagen, Sonderzahlungen nach TVÖD, u.v.m.)
• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem spannenden und vielseitigen Aufgabengebiet

Begleiten Sie uns auf unserem Weg zu einer effizienten und zukunftsfähigen Stadtverwaltung. Bei fachlichen Rückfragen steht Ihnen Frau Claudia Illmer unter der Nummer 07042 18- 390 gerne zur Verfügung. Für allgemeine Fragen wenden Sie sich an Frau Pautsch, Tel.: 07042 18-398.

Stadt Vaihingen an der Enz