Verwaltungsfachkraft (m/w/d) für intenationale Freiwilligendienste

Möchtest Du Teil einer sinnstiftenden Organisation sein, die sich weltweit für die Waldorfpädagogik und Freiwilligendienste engagiert? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Seit über 50 Jahren unterstützen wir als „Freunde der Erziehungskunst Rudolf Steiners e. V.“ Waldorf-Initiativen weltweit, koordinieren Freiwilligendienste und helfen mit unserer Notfallpädagogik in Krisengebieten. In den Freiwilligendiensten weltweit arbeiten wir in interdisziplinären Teams mit Verwaltungskräften und pädagogischen Mitarbeitenden zusammen und begleiten dialogorientiert unsere Freiwilligen und Partnereinrichtungen in aller Welt. Für den administrativen Teil eines erfolgreichen Freiwilligendienstes von der Ausreise über den Aufenthalt im Ausland bis zur Rückkehr suchen wir dich als Verstärkung!
(Teilzeit mit 70%, ab März 2026 im Büro in Karlsruhe)

Wir bieten Dir:

• Sinnvolle Arbeit mit gesellschaftlichem Impact: Mitarbeit in einer Non-Profit-Organisation mit internationaler Ausrichtung
• Flexibilität: 70%-Stelle (28 Wochenstunden) mit flexiblen Arbeitszeiten
• Konditionen: Gehalt nach interner Gehaltsordnung, Urlaubs- & Weihnachtsgeld & betriebliche Altersvorsorge, 6 Wochen Urlaub im Jahr
• Perspektive: Zunächst befristeter Vertrag (2 Jahre) mit Option auf Entfristung
• Arbeitsumfeld: Alternatives, sozial-ökologisches Arbeitsumfeld mit hoher Sinnhaftigkeit

Deine Aufgaben:

• schriftliche & telefonische Korrespondenz mit den Freiwilligen
• Bereitstellung & Controlling der Formulare zur Einhaltung der Richtlinien
• Datenpflege der Freiwilligen in unseren Datensystemen
• Seminaradministration & ggf. Seminarbesuche
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben, bspw. Versicherungen und Büroorganisation
• Weiterentwicklung von Abläufen & Schnittstellen im Verwaltungsteam

Dein Profil:

Du ergreifst deine Aufgaben initiativ und verantwortungsbewusst, gestaltest routiniert und zuverlässig die Abläufe gestalten und bietest für Probleme kreative Lösungen an. Ein ständiger Wechsel von verschie­denen Anforderungen erfordert eine hohe Sachkompetenz, viel Freude an Kommunikation, klare Absprachen im Team und eine sorgfältige Dokumentation. Außerdem:

• Belastbarkeit und Flexibilität während intensiver Hochphasen (besonders im Sommer)
• Idealerweise erfolgreich abgeschlossene Ausbildung & Berufserfahrung in der Verwaltung
• Einen freundlichen Kommunikationsstil und stilsicheres Schreiben
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office)
• Interesse an der Waldorfpädagogik

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

Sende Deine Bewerbungsunterlagen (PDF) per E-Mail an mitarbeit@freunde-waldorf.de. Fragen beantwortet Dir gerne Diana Jessen (0721-20 111-124).